Funcionalidades

• INFORMACIÓN VINCULADA.

Toda la información gestionada mediante el sistema, puede ser vinculada entre si, asegurando que ningún elemento quede olvidado o pase desapercibido. Un documento puede tener mensajes vinculados a él, o una reunión puede tener documentos vinculados a la misma, y así con cualquier elemento del sistema, creando una infinidad de posibilidades de manejo de información.

• ESPACIOS DE TRABAJO

Los espacios de trabajo permiten a los usuarios o grupos organizar su información y tareas, y compartirlos con otras personas. Pueden asociarse a Clientes, Proyectos, Productos, Servicios, Departamentos, etc. Se pueden definir varios niveles y sub-niveles. Identifique sus espacios de trabajo visualmente de forma rápida mediante colores asignados a cada uno de ellos.

• NOTAS

Las notas son un medio fácil de registrar y compartir comentarios so-bre cualquier asunto o tema. Es un medio utilizado para diferentes usos como ser: disponer de la trazabilidad de las comunicaciones con terceras partes, la evaluación de la satisfacción de calidad de un clien-te, la trazabilidad de un documento físico, etc. Una nota la puede ingre-sar cualquier usuario que disponga de los permisos correspondientes, y se puede realizar una notificación vía e-mail cuando se ingresa una nota.

• E-MAILS

El e-mail sigue el esquema tradicional con uno o varios destinatarios que se cruzan mensajes, con el agregado de que, si se registra en un espacio de trabajo compartido con otras personas, los demás miem-bros pueden ver el mensaje. Los archivos adjuntos a un e-mail son automáticamente ingresados a la vista de "Documentos".

• CONTACTOS

El módulo de contactos del sistema gestiona la información de todas las organizaciones y personas que se vinculan con su empresa. La lista de contactos puede visualizarse por un espacio de trabajo específico, o en general.

• CALENDARIO

Permite agendar eventos, hitos, tareas con vencimientos, y reuniones. Permite visualizarse de manera diaria, semanal y mensual. El calendario puede ser compartido entre los usuarios que dispongan de los permisos correspondientes. Puede visualizarse el calendario de eventos en general, o específicamente para cada Espacio de Trabajo.    

• DOCUMENTOS

La Oficina Online le permite almacenar y compartir todo tipo de documentos. Para todos los documentos se mantiene un historial de las versiones, los comentarios de cada una de ellas y un acceso controlado para optimizar el trabajo de personas que comparten un documento. Documentos de texto y presentaciones pueden ser creadas o editadas directamente dentro de la Oficina Online sin requerir ningún software adicional en su computador.

• TAREAS

Se pueden definir todas las tareas, sub-tareas e hitos que forman parte de un servicio, proyecto o actividad. El sistema permite acceder rápidamente a las tareas por estado (pendientes, atrasadas y concluidas), por prioridad, o por la persona asignada a la tarea. Es posible notificar vía e-mail a la persona que se le asigna una tarea. Los hitos se asocian a actividades que tienen una fecha de cumplimiento. Para cada tarea se puede acceder a toda la información vinculada a la misma. Se puede crear un modelo o plantilla de tareas definido por un conjunto de sub-tareas específicas. Esto facilita la gestión normalizada o por procedimiento de las actividades.

• REGISTRO DE HORAS

El sistema permite registrar las horas para cada espacio, sub-espacio, tarea y usuario. Se dispone de un listado de horas para un período de tiempo, usuario y Espacio de Trabajo.

• ENLACES WEB

Son hipervínculos a sitios web externos al sistema. Los mismos pueden ser clasificados mediante etiquetas, vinculados a otra información y asignados a uno o varios Espacios de Trabajo.

• BÚSQUEDA Y FILTROS

La información puede ser accedida rápidamente utilizando el motor de búsqueda integrado, o también puede ser encontrada utilizando filtros por tipo, etiquetas o espacios de trabajo.

• ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y GRUPOS

Mediante el panel de usuarios, se pueden modificar, dar de alta, o cre-ar nuevos usuarios. Se pueden crear y modificar grupos de usuarios y gestionar los permisos/privilegios grupales o personales de cada usuario, asegurándose de que cada usuario o grupo tenga acceso a la información que le corresponde únicamente.